Transférer Outlook (PST) vers un nouveau PC

Outlook classique conserve une copie locale de vos données dans deux types de fichiers. Le fichier OST (fichier de données Outlook hors connexion) est une copie synchronisée de la boîte aux lettres, utilisée par les comptes Microsoft 365, Exchange, Outlook.com et IMAP. Microsoft précise qu'il n'est pas nécessaire de le sauvegarder : quand vous configurez le compte sur un autre ordinateur, Outlook recrée le fichier et retélécharge les messages depuis le serveur.

Le fichier PST (fichier de données Outlook) contient au contraire la seule copie des éléments. C'est le cas des comptes POP, qui téléchargent les messages du serveur vers le PC, mais aussi des archives (archive.pst), des PST créés à la main et des exports. Dans les anciennes versions d'Outlook, les comptes IMAP utilisaient eux aussi un PST ; les versions récentes leur attribuent un OST.

Pour connaître le type de vos comptes, ouvrez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte dans Outlook : le type de chaque compte y est indiqué. Un même profil peut combiner les deux cas, par exemple un compte Microsoft 365 et une archive PST.

Par défaut, Outlook enregistre les fichiers PST dans C:\Users\<utilisateur>\Documents\Fichiers Outlook. Les anciennes versions utilisaient C:\Users\<utilisateur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook, un dossier masqué où se trouvent aussi les fichiers OST. Un PST peut toutefois se trouver ailleurs, même sur un autre disque : demandez la liste exacte à Outlook.

1. Dans Outlook, ouvrez Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.
2. Sélectionnez l'onglet Fichiers de données : il liste tous les fichiers PST et OST du profil avec leur emplacement.
3. Sélectionnez un fichier PST, puis Ouvrir l'emplacement du fichier pour afficher son dossier dans l'Explorateur de fichiers.

Si votre dossier Documents est synchronisé avec OneDrive, Microsoft signale qu'un PST volumineux peut ralentir la synchronisation. Pour le transfert, préférez un disque externe ou une clé USB.

Le transfert manuel se fait en deux temps : copier les PST sur un support externe, puis les rattacher à Outlook sur le nouveau PC. Copier un PST ne transfère pas les paramètres du compte de messagerie : le compte doit être configuré à nouveau.

1. Sur l'ancien PC, fermez Outlook et attendez qu'il soit complètement arrêté : tant qu'il tourne, il garde les PST ouverts.
2. Copiez chaque fichier PST repéré à l'étape précédente sur un disque externe ou une clé USB.
3. Sur le nouveau PC, installez Outlook classique et ajoutez votre compte de messagerie.
4. Copiez les PST dans un dossier local, par exemple Documents\Fichiers Outlook.
5. Pour rattacher un PST tel quel (archive, compte POP), choisissez Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook, puis sélectionnez le fichier : son arborescence apparaît dans le volet de navigation.
6. Pour verser son contenu dans une boîte aux lettres, choisissez plutôt Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter, puis Importer à partir d'un autre programme ou fichier et Fichier de données Outlook (.pst). Indiquez le fichier, le traitement des doublons et le dossier de destination, puis Terminer.

Si un mot de passe protège le PST, Outlook le demande à l'ouverture comme à l'importation.

Un PST contient les messages avec leurs pièces jointes, les contacts, le calendrier et les tâches. En revanche, Microsoft précise qu'Outlook n'y exporte pas les propriétés des dossiers (affichages, autorisations, paramètres d'archivage automatique), les règles de message ni les listes d'expéditeurs bloqués : importer un PST ne les reprend donc pas. D'autres réglages sont rangés dans des fichiers séparés du profil Windows.

• Règles : avant de quitter l'ancien PC, ouvrez Fichier > Gérer les règles et les alertes > Options > Exporter les règles pour obtenir un fichier .rwz, puis utilisez Importer les règles sur le nouveau PC. Cette fonction n'existe que dans Outlook classique.
• Expéditeurs bloqués et affichages des dossiers : notez vos réglages pour les refaire sur le nouveau PC.
• Signatures : elles se trouvent dans C:\Users\<utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Copiez le contenu de ce dossier au même endroit sur le nouveau PC.
• Saisie semi-automatique : pour les comptes Microsoft 365, Exchange et IMAP, la liste des adresses suggérées est un message masqué de la boîte aux lettres, que Microsoft propose de copier avec l'outil MFCMAPI ; pour un compte POP, c'est un fichier .nk2 à importer avec la commande outlook /importnk2. Avec Exchange Online et une version récente d'Outlook pour Microsoft 365, les suggestions viennent de Microsoft Search : rien à copier.
• Autres réglages : les modèles de messages (.oft), le dictionnaire personnel et les styles d'impression sont dans des sous-dossiers de AppData\Roaming\Microsoft.

UserNest sauvegarde le profil d'un utilisateur Windows dans un dossier (disque externe, clé USB ou tout dossier choisi), puis le restaure sur le nouveau PC. Pour Outlook classique, d'Outlook 2010 à Microsoft 365 en passant par 2013, 2016, 2019 et 2021, il reprend les fichiers PST, les profils Outlook enregistrés dans le registre, les signatures et la saisie semi-automatique (fichiers NK2 et cache RoamCache). Les fichiers OST peuvent être inclus, mais leur case est décochée par défaut puisque Outlook les recrée.

1. Sur l'ancien PC, lancez UserNest, cochez Outlook ainsi que les autres éléments à transférer, puis cliquez sur Analyser pour estimer la taille de la sauvegarde.
2. Lancez la sauvegarde vers le disque externe. Si Outlook est ouvert, UserNest le signale et le ferme après votre confirmation, afin de copier des fichiers cohérents.
3. Sur le nouveau PC, installez Outlook classique : UserNest ne transfère pas les applications ni leurs licences.
4. Restaurez la sauvegarde, rangée sur le disque dans un dossier nommé utilisateur@PC. Les PST reviennent au même emplacement relatif dans le nouveau profil, ou dans le même dossier si le lecteur d'origine existe.
5. UserNest réimporte le profil Outlook et met à jour automatiquement ses chemins vers les PST et OST : vous n'avez pas à rouvrir chaque fichier de données à la main.
6. Consultez le rapport de fin : il indique « Terminé » ou « Terminé avec erreurs », avec un accès au journal détaillé.

Par précaution, exportez aussi vos règles dans un fichier .rwz comme décrit plus haut. Au premier lancement, Outlook peut vous redemander le mot de passe de vos comptes. La version Particulier s'installe depuis le Microsoft Store (Télécharger UserNest) ; pour migrer plusieurs postes, la version Pro est un exécutable portable qui se lance depuis une clé USB. Les conditions des licences sont détaillées sur la page Tarifs.

Le nouvel Outlook pour Windows n'est pas concerné par ce transfert : ses données sont dans le cloud et réapparaissent quand vous vous connectez à votre compte sur le nouveau PC. UserNest ne le prend donc pas en charge. Pour savoir quelle version vous utilisez, regardez la barre supérieure : si seule l'icône Outlook apparaît, vous êtes sur Outlook classique ; si le nom du produit figure à côté, c'est le nouvel Outlook. L'onglet Envoyer/Recevoir n'existe que dans Outlook classique.

Vous conservez des archives PST ? Selon Microsoft, leur prise en charge dans le nouvel Outlook reste partielle : ouvrir un PST y demande notamment qu'Outlook classique soit aussi installé et un abonnement Microsoft 365. Vérifiez ces conditions avant de vous séparer de l'ancien PC, ou gardez Outlook classique pour consulter vos archives.